Logo BIP Logo ePUAP
Biuletyn Informacji Publicznej
herb jednostki
Urząd Gminy w Przelewicach
System Rada

System Rada
Profile Radnych, komisje, interpelacje, kalendarz posiedzeń.

System eBoi

eBoi
Jak załatwić sprawę?

Zarządzenie nr 63


ZARZĄDZENIE NR 63/03

WÓJTA GMINY PRZELEWICE

z dnia 01.10.2003 r.

w sprawie: zatwierdzenia regulaminu organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego oraz zasad i trybu postępowania z dokumentacją w Ogrodzie Dendrologicznym Zakład Budżetowy w Przelewicach.

Na podstawie art.30 ust.1 ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym ( Dz. U. z 2001 r. nr 142 poz. 1591, z 2002 r. nr 23 poz.220, nr 62 poz. 558, nr 113 poz.984, nr 214, poz.1806, z 2003 roku nr 80 poz. 717 ) oraz § 13 Statutu Ogrodu Dendrologicznego w Przelewicach z dnia 30 stycznia 2003 roku, po rozpatrzeniu wniosku Dyrektora Ogrodu Dendrologicznego w Przelewicach z dnia 01 października 2003 roku Wójt Gminy zarządza co następuje:

§ 1

Zatwierdza się regulamin organizacyjny i zakresu działania archiwum zakładowego oraz zasad i trybu postępowania z dokumentacją w Ogrodzie Dendrologicznym Zakład Budżetowy w Przelewicach.

§ 2

Wykonanie zarządzenia powierza się dyrektorowi Ogrodu.

§3

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podjęcia.

Wójt Gminy Przelewice

Henryk Milewski

Załącznik do Zarządzenia nr 63/03

Wójta Gminy Przelewice

z dnia 01.10.2003 r.

REGULAMIN

w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego oraz zasad i trybu postępowania z dokumentacją w Ogrodzie Dendrologicznym Zakład Budżetowy w Przelewicach.

Rozdział I

Postanowienia ogólne

§ 1

  1. Instrukcja określa organizacje i zakres działania archiwum zakładowego w Ogrodzie Dendrologicznym Zakład Budżetowy w Przelewicach oraz zasady i tryb postępowania z powstającą w zakładzie dokumentacją.

  2. Ilekroć w instrukcji jest mowa o:

a. archiwum zakładowym - należy przez to rozumieć archiwum Urzędu Gminy w Przelewicach,

b. jednolitym rzeczowym wykazie akt - należy przez to rozumieć jednolity rzeczowy wykaz akt dla organów gmin i związków międzygminnych (Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych - Dz. U. nr 112 poz.1319 z późn. zmian.

§ 2

  1. Dokumentacja powstająca w zakładzie dzieli się na:

    1. dokumentację stanowiącą materiały archiwalne wchodzące w skład państwowego zbioru archiwalnego, zwaną dalej „materiałami archiwalnymi”.

    2. dokumentację inną niż określona w pkt. 1, nie stanowiąca materiałów archiwalnych, zwaną dalej „dokumentacją nie archiwalną”.

  2. Materiałami archiwalnymi są wszelkiego rodzaju akta i dokumenty, korespondencja, dokumentacja finansowa, techniczna i statystyczna, mapy, plany, fotografie, filmy i mikrofilmy, nagrania dźwiękowe i wideofonowe, bez względu na sposób ich wytwarzania.

  3. Odrębnie uregulowane jest postępowanie z :

    1. dokumentacją tajną,

    2. dokumentacją projektową, geologiczną, geodezyjno-kartograficzną i audiowizualna- jeżeli dla tej dokumentacji prowadzi się odrębne archiwa.

  4. Oznaczenia kategorii dokumentacji:

    1. kategorie dokumentacji stanowiącej materiały archiwalne oznacza się symbolem A.

    2. kategorie dokumentacji nie archiwalnej oznacza się symbolem B, z tym, że:

  1. symbolem B z dodaniem cyfr arabskich oznacza się dokumentację nie archiwalną o czasowym znaczeniu praktycznym, która po upływie obowiązującego czasu przechowywania uległa brakowaniu; okres przechowywania liczy się w pełnych latach kalendarzowych poczynając od 1-go stycznia każdego roku następnego po utracie przez dokumentację praktycznego znaczenia dla potrzeb zakładu oraz dla celów kontrolnych.

ii. symbolem BC oznacza się dokumentację nie archiwalną posiadającą krótkotrwałe znaczenie praktyczne, która po pełnym jej wykorzystaniu jest przekazywana na makulaturę do zniszczenia.

iii. symbolem BE oznacza się dokumentację, która po upływie obowiązującego okresu przechowywania podlega ekspertyzie ze względu na jej charakter, treść i znaczenie. Ekspertyzę przeprowadza właściwe archiwum państwowe.

  1. W szczególnie uzasadnionych przypadkach właściwe archiwum państwowe może dokonać zmiany kategorii dokumentacji, o której mowa w ust. 4 punkt b lit. i, uznając ją za materiały archiwalne.

§ 3

1.Materiały archiwalne ( A) przechowuje się w archiwum zakładowym przez okres 25 lat po upływie tego okresu, materiały archiwalne przekazuje się do właściwego archiwum państwowego.

2. Dokumentację nie archiwalną ( B)przechowuje się w archiwum zakładowym przez okres ustalony w jednolitym rzeczowym wykazie akt.

§ 4

Materiały archiwalne (A) dotyczące spraw załatwianych przez kierowników jednostek terenowych (zakładu) na podstawie upoważnień (powierzeń) udzielonych im przez terenowy organ administracji ogólnej - kierownicy tych jednostek przekazują do archiwum państwowego po upływie 25 lat. Dokumentację nie archiwalną (B) przechowuje się w archiwum zakładowym przez okres ustalony jednolitym rzeczowym wykazie akt.

ROZDZIAŁ II

Przepisy szczegółowe.

§ 5

Lokalizacja, zakres działania, obowiązki pracownika archiwum, przyjmowanie dokumentacji przez archiwum zakładowe, ewidencja tej dokumentacji, sposób przechowywania, udostępnianie dokumentacji z archiwum, odpowiedzialność korzystających za udostępnioną dokumentację, wydzielanie dokumentacji, przekazywanie materiałów archiwalnych do archiwum państwowego, Przeznaczenie dokumentacji kat.B na makulaturę lub do zniszczenia oraz nadzór nad archiwum zakładowym zostały opisane w Instrukcji w sprawie organizacji

i zakresu działania archiwum zakładowego oraz zasad i trybu postępowania z dokumentacją w Urzędzie Gminy Przelewice w §§ 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12, 13, 14, 15, 16 i 17 w załączniku do zarządzenia Wójta Gminy Przelewice Nr 6/02 z dnia 09.08.2002 r.

Metadane - wyciąg z rejestru zmian

Akcja Osoba Data
Dodanie dokumentu: Janusz Wójtowicz 05-11-2003 15:19
Osoba, która wytworzyła informację lub odpowiada za treść informacji: 05-11-2003
Ostatnia aktualizacja: - 05-11-2003 15:19